Kahlschlag im Kalender?
Wie wir sinnlose Meetings effektiv vermeiden können
06.08.2024, 07:28 Uhr
Artikel anhören
Unnötige Meetings können frustrierend sein und stehen oft im Weg produktiver Arbeit. Wie lassen sich ineffiziente Routinen durchbrechen?
Viele Mitarbeiter sehen sich wöchentlich mit Meetings konfrontiert, die sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. In vielen Unternehmen halten sich festgefahrene Meeting-Routinen, oft aus der Überzeugung, dass “wir das schon immer so gemacht haben”. Wie können Teams diese Problematik überwinden?
“Ein universelles Rezept zur Veränderung ineffizienter Meetings gibt es nicht”, erklärt eine Expertin für Teamentwicklung. Dennoch gibt es zahlreiche kleine Anpassungen, die den Unterschied machen können, vorausgesetzt, der Wille zur Veränderung ist vorhanden.
1. Meeting-Strukturen optimieren
Um Meetings effektiver zu gestalten, sollten Ziel und Agenda im Voraus definiert und kommuniziert werden. Die Teilnehmerzahl sollte begrenzt sein, und ein Moderator sollte die Sitzung leiten, um die Zeitvorgaben einzuhalten. Aufzeichnungen von Meetings können zudem helfen, die Informationen für Abwesende zugänglich zu machen.
2. Aktive Teilnahme fördern
Wer unter ineffizienten Meetings leidet, sollte den Mut haben, das Thema anzusprechen. Es ist ratsam, Meetings, die als unproduktiv empfunden werden, aktiv zu hinterfragen und Feedback von anderen Teilnehmern einzuholen. Darüber hinaus sollte im Vorfeld geklärt werden, welcher Beitrag von jedem einzelnen erwartet wird.
3. Regelmäßiges Feedback einholen
Nach jedem Meeting sollte eine schnelle Evaluation erfolgen, um zu überlegen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann.
4. “Kill all Meetings”-Experiment
Für einen radikaleren Ansatz können Teams ein bis zwei Wochen lang das Experiment “Kill all meetings” durchführen, indem sie alle Meetings im Kalender streichen. Dies hilft dabei, den Bedarf an Austausch zu erkennen und unnötige Zusammenkünfte zu identifizieren.
Fragen, die in einem Gedankenexperiment helfen können, sind: “Welche Meetings oder Zusammenfassungen wären notwendig, wenn ich nach einem dreiwöchigen Urlaub zurückkehre?” oder: “Auf welche Meetings kann ich verzichten und trotzdem arbeitsfähig sein?”
Falsche Ziele: Warum wir an unnötigen Meetings festhalten
Es gibt viele Gründe, warum ineffiziente Meetings weiterhin stattfinden. Häufig hängen sie mit unbewussten Zielen zusammen, die über die eigentliche Geschäftskommunikation hinausgehen, wie beispielsweise der sozialen Interaktion oder Selbstdarstellung. Teams halten an regelmäßigen Terminen fest, um Struktur und Motivation zu fördern, was jedoch oft das Gegenteil bewirken kann. Statt einer produktiven Struktur werden die Arbeitstage durch zu viele Meetings fragmentiert, insbesondere wenn sie schlecht getimt oder zu häufig sind.
Dies kann dazu führen, dass Mitarbeitende statt Zugehörigkeit ein Gefühl der Überforderung entwickeln, besonders wenn unwesentliche Personen an Meetings teilnehmen, nur um niemanden auszuschließen.
